Если Вы столкнулись с проблемой аренды коммерческой недвижимости или аренды офиса, позвольте рассказать Вам о том, на что стоит обратить особое внимание. Вот основные советы по аренде офисных помещений.
Процесс аренды офиса можно условно разделить на 2 этапа: выбор офиса и заключение договора.
Ключевые моменты на этапе выбора офисного помещения:
1) Для начала необходимо определить площадь предполагаемого офиса, исходя из количества сотрудников и посетителей. Уже на этом этапе необходимо продумать, как правильно организовать рабочее место сотрудников: в какой последовательности. Помните, что минимальная, эмпирически подсчитанная, площадь составляет около 6 кв. м. на человека.
2) Второй по значимости вопрос – местоположение. На этом этапе Вас интересует не только территориальное расположение и транспортная доступность, но и выбор части здания, где будет находиться офис. Помните, что офис в центре Москвы это престижно, но транспортная доступность из-за пробок оставляет желать лучшего. В этом аспекте удобные для аренды офиса - помещения, расположенные вокруг Садового кольца. Важно также принять решение о расположении офиса внутри здания: Вас интересуют первые этажи, куда проще добраться, но где бывает часто много случайных людей, или же самые верхние этажи, которые согласно американским канонам считаются самыми престижными.
3) Третий (по значимости он часто для многих стоит на первом месте) вопрос – вопрос цены. Помните, что стоимость аренды офиса в Москве возрастает пропорционально его близости к центру. Арендовать хороший офис (с ремонтом и всеми коммуникациями) на Красной площади по цене аренды офиса в районе Братеево - невозможно.
4) Особняком стоит выбор формата арендуемого помещения: аренда офиса в офисном центре или в отдельном здании, а может быть аренда особняка. Офисный центр располагает отличной инфраструктурой для ведения бизнеса, иногда предлагаются даже мебель и оргтехника в аренду. Но такой формат имеет, чаще всего, более высокую стоимость квадратного метра арендуемого помещения и более высокие коммунальные платежи. Также в офисных центрах требуется заключать долгосрочные договора аренды.
Помните, поиски помещения лучше всего начинать намного раньше, чем в нем появится реальная необходимость. При осмотре вариантов не стоит спешить и брать первый попавшийся, он вряд ли будет самым выгодным. Лучше просмотреть все варианты. Также не стоит рассматривать варианты с откровенно демпинговыми ценами. Если позволяют средства, нужно обращаться к профессионалам-риелторам: они подыщут то, что Вам нужно, поскольку хорошо знают рынок коммерческой недвижимости. Если средств нет, действуйте самостоятельно. Но оценить подлинность комплекта документов и правильность их оформления самостоятельно очень сложно. В любом случае, лучше обратиться к специалистам.
Ключевые моменты на этапе заключения договора об аренде офисного помещения:
Особо рекомендуется наладить с первых переговоров хорошие партнерские взаимоотношения с владельцами помещения. Это уменьшит возможные правовые риски.
Договор аренды между юридическими лицами обязательно должен быть заключен в письменной форме, а в отдельных случаях требуется и нотариальное заверение и государственная регистрация. Рекомендуется провести консультацию с юристом.
Несколько простейших шагов есть возможность сделать самостоятельно. Можно провести юридическую проверку всех документов на право собственности, которыми располагает владелец помещения. Чтобы быть уверенным не только в подлинности свидетельства о регистрации, но и заручиться гарантиями на отсутствие обременений на арендуемое помещение, желательно запросить у арендодателя (или получить самостоятельно) выписку из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество. Кроме того, необходимо провести проверку компетенции лица, предполагаемого к подписи со стороны арендодателя на право заключать договора аренды.
Необходимо решить вопрос о сроке заключения договора. В частности, необходимо договориться с собственниками о процедуре решении возможных проблем и компенсации в случае неудачи. Если государственная регистрация нужна, то договор аренды считается заключенным с момента государственной регистрации.
Желательно определиться со сроком проведения ремонта в помещении и сроками въезда – выезда из занимаемого помещения. Это лучше сделать в письменной форме.
Следует определить валюту договора. Часто при резких колебаниях курсов мировых валют, валюта расчета либо меняется, либо корректируется сумма платежа. Также следует максимально полно описать процедуру возврата залога и причины, по которым этот залог может быть не возвращен.
Завершающий этап – подписание представителями обеих сторон передаточного акта.
